Desde hace ya muchos años, conoces a FM4 Ricoh como uno de los Líderes en Alquiler de Fotocopiadoras y equipos de Ofimática en Huelva. Bien, además de gestionar este sector con excelencia, en los últimos años hemos aprendido mucho sobre nuestos clientes y especialmente sobre nosotros mismos. Hoy, queremos hacerte llegar algunos consejos básicos para mejorar tu productividad en oficina. Seguro que muchos de estos métodos ya los tienes en mente, incluso los practicas; pero es muy interesante verlos todos juntos y ponerlos en marcha para comprobar cómo, con poco esfuerzo, somos capaces de multiplicar nuestra capacidad de producción.

Vamos a ello!

  • Tu memoria tiene un limite. Es cierto la memoria es vulnerable a los cambios y agentes externos. No lo fíes todo a la memoria y mantén una herramienta de planificación, como una agenda. Si además, esta herramienta es digital, podrás tenerla sincronizada con tus dispositivos y programar alertas que las agendas tradicionales no pueden emitir.
  • Asigna plazos a tus tareas. La mayoría de las acciones de tu trabajo cotidiano están prácticamente acotadas. Sabes cuánto tardas en ejecutarlas. Por eso, si estableces de forma firme cuánto tiempo dedicarás a cada actividad, será más fácil tu organización profesional. Al final del día, podrás comprobar si has cumplido con tu planning.
  • Delegar y postponer. Quizá estas dos acciones resulten complicadas a la hora de la verad… Pero son muy importantes. A menudo surgen tareas imprevistas que te interrumpen en tu trabajo diario. Cuando esto pase, toma nota y postponlas. Asegúrate de que las incluyes en tu planificación. Y aunque suene un poco a “tópico” es crucial que delegues siempre que puedas. Confiar en los demás te ayudará a liberar carga de trabajo que otros socios, compañeros o trabajadores a tu cargo pueden hacer para que tú seas más productiv@
  • El horario es el horario! Aunque la mayoría de nosotros tiene un horario más o menos fijo, es habitual que la carga de trabajo consuma parte de nuestro tiempo privado. Cuando esto sucede por primera vez, abrimos una puerta a consumir este espacio propio de forma cotidiana y finalmente, nos habituamos a trabajar fuera de horario de trabajo convirtiéndolo en el propio tiempo de producción. Es importante no caer en esta rutina y optimizar nuestro tiempo frente a las tareas. También es negativo llevar trabajo a casa. La mezcla de trabajo y vida privada es a menudo una fuente amplia de pérdidas de productividad.
  • Prioridades. Establecer prioridades te ayudará a mejorar tu planificación diaria. Aprende a destacar unas tareas de otras usando su importancia en el avance de tu producción. Empieza siempre por lo más prioritario y complejo. Deja las tareas menos relevantes para el final.
  • Aprende a decir “NO”. Una frase destacada del mundo de los negocios dice “Construye tu empresa sobre más “noes” que “sies”” Decir que sí a todo nos convierte en perfiles facilitadores que a la postre, nos harán faltar a nuestros compromisos o incumplir alguno de los consejos anteriores (cumplir el horario, postponer tareas…).
  • Trabajo en Equipo y pérdidas de tiempo. El trabajo en equipo es enriquecedor. Saber aprovechar la cobertura de un grupo de profesionales nos dota de herramientas de gran nivel empresarial. Sin embargo, nuestro equipo es también nuestra fuente de distracción. Las conversaciones y charlas alargadas son innecesarias e improductivas.
  • Evitar la dependencia de las reuniones. Es habitual acumular reuniones innecesarias. La resolución de nuestros objetivos debe estar planteada sobre directrices claras y concisas que no nos lleven a reunirnos cada vez que surge un pequeño obstáculo. El abuso de las reuniones no quitará tiempo de producción y a la larga, disminuirá nuestra capacidad de ser competitivos frente a las compañías que dedican su tiempo a cumplir mandatos claros de su departamento o equipo.
  • Correos electrónicos y redes sociales. Las redes son una fuente inagotable de interrupciones en nuestro trabajo. Se han convertido en un elemento cotidiano y además, generan de forma permanente pérdidas de tiempo. Evitar el uso de las redes mientras trabajamos nos permitirá ser más productivos. Recuerda que si alguien quiere comunicarte algo importante, sabrá dónde localizarte. Los correos electrónicos también son amigos del desorden y del estrés en el trabajo. Acometer los más importantes en primer lugar, te ayudará a mejorar tu capacidad de resolver los problemas.
  • Sentido Común! Finalmente, apelamos a practicar el sentido común. La mayoría de nosotros, tiene interiorizadas estas normas de comportamiento productivo. Sin necesidad de realizarlo todo de forma tajante o rígida, la aplicación del sentido común nos ayudará a mejorar nuestra capacidad de producir sin necesidad de estresarnos, invertir más tiempo del necesario o perder capacidad de mejora en nuestro negocio.

Aprovecha estos consejos en tu día a día, y cuéntanos qué método te ayuda a ser más productivo en tu trabajo diario. Es un argumento de FM4 Compañía Ofimática en Huelva.